Gestión de la disponibilidad de terapeutas en ubicaciones externas, sin dolores de cabeza.

Gestión de la disponibilidad de terapeutas en ubicaciones externas, sin dolores de cabeza.

A medida que el bienestar laboral se convierte en una prioridad estratégica para las empresas, cada vez más organizaciones incorporan servicios holísticos directamente en sus oficinas: desde terapia y yoga, hasta masajes y programas de mindfulness. Es un beneficio muy valorado por los equipos y una gran oportunidad para que los proveedores de bienestar amplíen su oferta más allá del estudio físico.
Sin embargo, a medida que crece la demanda, también lo hace la complejidad de la planificación, y es ahí donde el software tradicional de reservas suele quedarse corto.
Los proveedores de bienestar actuales gestionan sesiones en múltiples ubicaciones: en sus propios centros, en oficinas corporativas e incluso en los domicilios de los clientes. Cuando un mismo terapeuta rota entre estas ubicaciones con horarios fijos distintos, gestionar su disponibilidad sin una herramienta especializada se vuelve prácticamente imposible.

Problemas frecuentes incluyen:

• Clientes que, sin saberlo, reservan sesiones en horarios asignados a otra ubicación, generando reservas dobles o cancelaciones de última hora.
• Empleados de empresas que ven servicios irrelevantes o reservan con terapeutas que no están programados para estar en esa sede, o peor, que ni siquiera están asignados a esa empresa.
• Equipos administrativos que dedican horas a actualizar calendarios, enviar confirmaciones y corregir errores manualmente.

Aquí es donde Smart Links de TIMIFY ofrece la solución perfecta. Ya que están diseñados específicamente para servicios flexibles y basados en ubicación. Te permiten crear páginas privadas de reserva en línea con franjas horarias previamente asignadas. Así, solo los clientes adecuados ven los horarios, servicios y profesionales correspondientes, y nadie más.

En lugar de mostrar tu disponibilidad general, los Smart Links te permiten:

• Reservar franjas horarias dedicadas para cada cliente corporativo o visita domiciliaria
• Ocultar automáticamente esas franjas del calendario de reservas público
• Compartir un enlace privado y personalizado que solo podrán usar los destinatarios previstos
• Mostrar únicamente los servicios y profesionales asignados a cada empresa

El Desafío: problemas cotidianos que enfrentan los proveedores de bienestar

A medida que crece tu negocio de bienestar, también lo hace la complejidad de gestionar citas, particularmente cuando tu equipo rota entre centros, oficinas de empresas, espacios de coworking o domicilios privados.
Veamos casos reales que ilustran por qué el software de reservas genérico puede añadir más estrés que soluciones.

Problema 1: Reservar la disponibilidad del personal para visitas in situ

Has programado que un terapeuta esté todos los martes de 9:00 a 12:00 en la Empresa A. Sin embargo, tu sistema de reservas muestra que también está disponible en el estudio a esa hora.

Un cliente reserva una cita en el estudio a las 10:00 sin saber que el terapeuta está en otro lugar. Ahora alguien tiene que cancelar, reprogramar o dar explicaciones, generando molestias innecesarias.

Problema 2: Ofrecer franjas horarias controladas a los clientes

Quieres ofrecer a la Empresa B varias opciones para su jornada mensual de bienestar: lunes a las 14:00, miércoles a las 10:00 y viernes a las 9:30. Una vez que elijan una, las demás franjas deberían liberarse automáticamente.

Sin automatización inteligente, tendrás que bloquear y desbloquear horarios manualmente, corriendo el riesgo de reservas dobles. Es ineficiente y afecta negativamente a la experiencia del cliente.

Problema 3: Asignar profesionales a clientes específicos

Tienes 25 profesionales que rotan entre más de 50 clientes corporativos. Cada cliente quiere ver siempre al mismo terapeuta o instructor.

¿Cómo puedes:

• Asignar personal específico a cada empresa?

• Asegurarte de que solo ese personal aparezca en el sistema de reservas del cliente?

• Gestionar y filtrar las asignaciones a medida que crece tu cartera de clientes?

Sin la herramienta adecuada, acabarás usando hojas de cálculo y procesos manuales — lo que aumenta el margen de error y el estrés del equipo.

Problema 4: Establecer un mínimo de reservas para visitas in situ

Solo realizas visitas a empresas si al menos cinco empleados reservan una sesión. Si no se alcanza ese mínimo, no es rentable enviar a un terapeuta.

Sin una función que aplique esta regla, y libere automáticamente las franjas no cumplidas en el calendario público, corres el riesgo de operar jornadas poco rentables o cancelar a última hora.

Problema 5: Planificar equipos rotativos para grandes clientes

Un cliente corporativo grande contrata una semana completa de bienestar cada trimestre, con combinaciones de profesionales distintas cada día:

• Lunes: Petar y James
• Martes: Petar, Franceska y Tricia
• Miércoles: solo Franceska
• Jueves: Petar y James otra vez
  
• Viernes: solo Tricia

Este tipo de rotación es imposible de gestionar con un calendario estático. Un simple error y alguien queda duplicado o fuera de agenda.

​​​​​​​Necesitas una herramienta que admita estructuras de equipo flexibles y que te libere de improvisaciones de última hora.

Problema 6: Comunicar la ubicación exacta de la sesión

Todo está organizado, pero falta un detalle clave: ¿dónde se realiza la sesión?

Los clientes cambian de sala con frecuencia: sala 302 un día, cápsula de bienestar al siguiente. Si no puedes vincular la información de ubicación directamente a cada cita, los clientes se confunden y aumentan las ausencias.

Estos no son casos excepcionales. Son desafíos diarios para profesionales del bienestar que ofrecen servicios in situ, ya seas:

• 🧘‍♀️ Instructor de yoga en varias empresas
• 🧠 Terapeuta que ofrece sesiones corporativas
• 🍎 Nutricionista rotando entre espacios de coworking
• 💆 Masajista gestionando jornadas de bienestar en oficinas

Cuanto más flexible y móvil sea tu negocio, más imprescindible es contar con un sistema que permita una planificación estructurada, controlada y específica por cliente.

Configuración paso a paso para reservas corporativas de bienestar

Con TIMIFY Smart Links, gestionar reservas de bienestar en múltiples ubicaciones no solo es posible — es fácil. El proceso de configuración es rápido, flexible y se adapta al modo de trabajo real de los proveedores de bienestar.

Funcionalidades adicionales que facilitan tu día a dí

• Reglas de reserva: define si cada franja permite una o varias reservas
• Mínimo de reservas: especifica cuántas personas deben reservar antes de confirmar una visita
• Liberación de franjas: si no se cumple el mínimo, las franjas se liberan automáticamente
• Reutilización de enlaces: reactiva y reutiliza Smart Links para eventos recurrentes

Desde jornadas puntuales de masajes hasta semanas de bienestar con equipos rotativos, Smart Links te ayudan a simplificar procesos, optimizar el tiempo de tu equipo y ofrecer una experiencia profesional sin fricciones.