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So vereinfachen Sie die MICE-Planung mit dem TIMIFY Course Planner

Kimon Gerhard in a suit with white shirt
By Kimon Gerhard
Aktualisiert: Veröffentlicht:

Die Planung mehrtägiger MICE-Veranstaltungen ist komplex – Räume, Referenten und Equipment müssen perfekt aufeinander abgestimmt sein. Der TIMIFY Kursplaner automatisiert die Terminplanung, verhindert Überschneidungen und sorgt für eine optimale Ressourcennutzung. So behalten Veranstalter die volle Kontrolle – bei deutlich weniger manuellem Aufwand.

Event manager using TIMIFY Course Planner to schedule multi-day MICE events with automated resource allocation and conflict-free planning
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Kimon Gerhard in a suit with white shirt

Kimon Gerhard

Junior Business Development Manager bei TIMIFY

Content

    Von Chaos zu Kontrolle – MICE-Planungsherausforderungen lösen

    woman looking at the course planner dashboard


    Die Planung von Meetings, Konferenzen oder Ausstellungen über mehrere Tage hinweg ist berüchtigt komplex. Organisatoren und Veranstaltungsorte müssen Raumverfügbarkeiten, Zeitpläne der Referenten, Technikbedarf und Teilnehmerwünsche koordinieren – und dabei Überbuchungen oder teure No-Shows vermeiden. Projektmanagement-Tools und -methoden sind unerlässlich, um diese Aufgaben zu organisieren und effizient zu strukturieren.

    In der sich ständig wandelnden Welt der MICE-Veranstaltungen kann manuelle Planung einfach nicht mithalten. Das Risiko von Terminüberschneidungen und ungenutzten Ressourcen ist hoch – besonders bei vielen Beteiligten und dynamischen Änderungen. Eventmanager und Organisationen stehen regelmäßig vor diesen Herausforderungen, wodurch Automatisierung und digitale Lösungen entscheidend für mehr Effizienz werden.

    Genau hier kommt der TIMIFY Kursplaner ins Spiel. Entwickelt als Event-Management-Lösung zur Automatisierung und Vereinfachung der Planung von ein- oder mehrtägigen Veranstaltungen, unterstützt er sowohl Projekt- als auch Veranstaltungsmanagement. Er hilft Hotels und MICE-Organisatoren, jeden Aspekt ihres Zeitplans zu optimieren – spart Zeit, maximiert Ressourcen und verbessert das Erlebnis der Teilnehmenden.

    Herausforderung 1: Manuelle

    Ressourcenplanung Kostet Zeit und führt

    ​​​​​​​zu Fehlern

    Typisches Problem: Räume, Personal oder AV-Technik manuell zu buchen, führt häufig zu Doppelbuchungen oder übersehenem Bedarf – besonders bei parallelen oder aufeinanderfolgenden Sessions.

    Lösung mit dem TIMIFY Kursplaner: Ressourcen werden automatisch gemäß vordefinierter Regeln zugewiesen. Ob Raum, Referent oder Beamer – der Kursplaner sorgt dafür, dass alles zur richtigen Zeit, am richtigen Ort und für die richtige Session reserviert ist – ohne Überschneidungen, ohne Pannen.

    Illustration of resource allocation with icons for people, audio, video, and equipment.

    Herausforderung 2: Doppelbuchungen &

    Konflikte werfen den Plan durcheinander

    Typisches Problem: Bei der Koordination von Referenten, Veranstaltungsorten und Equipment lassen sich Konflikte leicht übersehen. Ein einzelner Fehler kann eine Kettenreaktion an Umplanungen auslösen. Kurzfristige Änderungen machen alles noch komplizierter – flexible Lösungen, die sich schnell anpassen lassen, sind daher unverzichtbar.

    Lösung mit dem TIMIFY Kursplaner: Die integrierte Konflikterkennung prüft alle Events und Ressourcen auf Überschneidungen – bevor der Zeitplan veröffentlicht wird. So wirst du frühzeitig gewarnt und vermeidest teure Fehler.

    Illustration of a person in front of a calender with a warning sign on it.

    Herausforderung 3: Equipment wird nicht

    effizient genutzt

    Typisches Problem: Teilnehmende benötigen oft spezielles Equipment (z. B. VR-Geräte oder Laptops). Ohne Automatisierung kommt es schnell zu Unterversorgung (was Frustration verursacht) oder Überbuchungen (was Ressourcen verschwendet).

    Lösung mit dem TIMIFY Kursplaner: Weist Equipment bedarfsgerecht zu und unterstützt zudem das Referentenmanagement, damit alle Session-Anforderungen erfüllt sind. Bei Stornierungen wird das zugewiesene Equipment automatisch wieder freigegeben – so wird die Nutzung maximiert und Verschwendung reduziert.

    Illustration of equipment pool with projectors, VR headsets, and laptops being reserved and managed.

    Herausforderung 4: Mehrtägige Events

    sind ein Planungsalbtraum

    Typisches Problem: Mehrtägige Events wie Konferenzen, Seminare oder Firmen-Retreats erfordern höchste Präzision. Sessions müssen sinnvoll aufeinander folgen, Räume verfügbar sein, und Konflikte müssen vermieden werden. Das alles manuell mit Tabellen zu planen? Stressig und fehleranfällig.

    Lösung mit dem TIMIFY Kursplaner: Sequenziert mehrtägige Events automatisch auf Basis deiner Eingaben. Abhängigkeiten werden erkannt, Ressourcenverfügbarkeiten geprüft und Sessions in optimale Zeitfenster eingeplant – damit deine dreitägige Konferenz wie ein Uhrwerk abläuft. Das Tool hilft dir, einen klaren und konfliktfreien Ablauf zu erstellen, bei dem jede Session perfekt organisiert ist.

    Illustration of a person organising a multi-day event schedule with sessions and resources.

    Herausforderung 5: Geringe

    Teilnehmerzahlen schmälern den Event-

    ​​​​​​​ROI

    Typisches Problem: Manche Sessions erreichen nicht die erforderliche Mindestanzahl an Anmeldungen – Ressourcen und Raumkapazitäten werden verschwendet. Oft merken Organisator:innen das zu spät.

    Lösung mit dem TIMIFY Kursplaner: Lege eine Mindestteilnehmerzahl fest. Wenn die Anmeldungen darunterliegen, weist der Kursplaner frühzeitig darauf hin – so bleibt Zeit, um die Session zu stornieren, zusammenzulegen oder gezielt zu bewerben. Anpassbare Anmeldeformulare helfen dir dabei, Anmeldungen effizient zu erfassen und zu verwalten, wobei alle Daten zentral integriert sind – für eine bessere Eventplanung.

    Illustration of a person checking event attendance with empty chairs.

    Herausforderung 6: VIP- oder exklusive

    Sessions sind schwer zu verwalten

    Typisches Problem: Das manuelle Versenden und Nachverfolgen privater Buchungseinladungen für wichtige Gäste ist ineffizient und führt schnell zu Überschneidungen oder Missverständnissen. Dabei sind gerade bei VIP-Sessions ein reibungsloser Ablauf, Gästelisten und Logistik entscheidend für ein professionelles Erlebnis.

    Lösung mit dem TIMIFY Kursplaner: Versende private Buchungslinks mit mehreren verfügbaren Zeitfenstern. Sobald eine Option ausgewählt wird, werden die anderen automatisch freigegeben – so wird Exklusivität gewahrt und VIP-Meetings oder Pressebriefings effizient und reibungslos geplant.

    Illustration of a person managing private booking invitations for events.

    Von Komplexität zu Kontrolle

    MICE-Events sind von Natur aus komplex – aber Ihre Terminplanung muss es nicht sein. Der TIMIFY Kursplaner revolutioniert die Art und Weise, wie Sie Events planen, koordinieren und durchführen, indem er als umfassende Event-Management-Plattform mit leistungsstarken Planungstools dient.

    Ob Sie Dutzende Sessions koordinieren, hochkarätige Gäste betreuen oder begrenzte Ressourcen optimal einsetzen müssen – Sie profitieren von einer starken Teilnehmerverwaltung und Funktionen zur Teilnehmerbindung, die Ihnen maximale Kontrolle bei minimalem Aufwand bieten.

    Diese Lösung spart Ihnen wertvolle Zeit und verbessert gleichzeitig das Event-Erlebnis Ihrer Teilnehmer.

    Bereit, Ihre MICE-Planung zu optimieren?

    Sind Sie bereit, Ihre Meetings, Incentives, Konferenzen und Ausstellungen effizienter zu gestalten? Mit dem TIMIFY Kursplaner beseitigen Sie die häufigsten Herausforderungen in der Terminplanung.

    👉Entdecken Sie den Kursplaner

    Häufig gestellte Fragen (FAQ)

    Was ist MICE-Planung?
    MICE-Planung bezieht sich auf die Organisation und Koordination von Meetings, Incentives, Konferenzen und Ausstellungen. Dazu gehört das Management von Räumen, Referenten, Ausstattung und Teilnehmern bei eintägigen oder mehrtägigen Veranstaltungen.
    Wie optimiert der Kursplaner die Nutzung von Equipment?
    Ausstattung wie VR-Brillen, Beamer oder Laptops werden automatisch Sessions zugewiesen. Wenn Teilnehmer absagen, gibt das System die Ressourcen wieder frei, maximiert die Nutzung und reduziert Verschwendung.
    Warum ist die MICE-Planung für mehrtägige Veranstaltungen so komplex?
    Mehrtagige Events beinhalten oft parallele Sessions, überlappende Ressourcennutzung und viele Beteiligte. Manuelle Planung mit Tabellen führt schnell zu Doppelbuchungen, Konflikten und Ressourcenverschwendung.
    Ist es möglich, VIP- oder nur auf Einladung zugängliche Sessions mit TIMIFY zu verwalten?
    Ja. Für exklusive Sessions können private Buchungslinks erstellt werden. Sobald ein Gast einen Termin auswählt, werden andere Optionen automatisch freigegeben, um Überschneidungen zu vermeiden.
    Wie unterstützt der TIMIFY Kursplaner MICE-Organisatoren?
    Der Kursplaner automatisiert die Terminplanung, weist Ressourcen basierend auf Regeln zu, erkennt Konflikte, verfolgt die Teilnehmerzahlen und plant mehrtägige Sessions in der richtigen Reihenfolge – was manuellen Aufwand und Fehler reduziert.
    Hilft TIMIFY, den ROI von Events zu verbessern?
    Absolut. Durch das Setzen von Mindestteilnehmerzahlen erkennt der Kursplaner frühzeitig unterbesetzte Sessions, sodass Organisatoren diese absagen, zusammenlegen oder besser bewerben können – Ressourcen werden optimiert und Kosten gesenkt.
    Kann TIMIFY Doppelbuchungen bei Events verhindern?
    Ja. Der Kursplaner hat eine eingebaute Konflikterkennung, die Organisatoren vor Veröffentlichung des Programms auf Überschneidungen bei Räumen, Equipment oder Referenten aufmerksam macht.
    Wer profitiert am meisten vom TIMIFY Kursplaner?
    Hotels, Kongresszentren und MICE-Organisatoren, die mehrtägige Veranstaltungen mit vielen Sessions, Referenten und Ressourcen managen, ziehen den größten Nutzen daraus.
    Kimon Gerhard in a suit with white shirt

    About the author

    Kimon Gerhard

    Kimon studiert derzeit Betriebswirtschaft und Volkswirtschaft an der WU Wien und ist seit über einem Jahr als Werkstudent Teil des TIMIFY-Teams.
    Sein Schwerpunkt liegt vor allem auf den Bereichen Vertrieb, Partnerschaften (Business Development) und seit Kurzem auch im Marketing. In seiner Rolle führt er Marktanalysen durch, nimmt Kontakt zu potenziellen Partnern oder Vertriebskontakten auf und unterstützt Marketinginitiativen, die TIMIFY als führende SaaS-Lösung für Terminplanung und Ressourcenmanagement weiter stärken.