So nutzen Sie den TIMIFY Kursplaner für Ihre Kursplanung
Die Planung und Verwaltung von Kursen kann schnell unübersichtlich werden – insbesondere, wenn Sie Teilnehmer, Equipment und Personal koordinieren müssen. Der TIMIFY Kursplaner wurde entwickelt, um genau dieses Chaos zu vermeiden. Er unterstützt Sie bei der Organisation von Workshops, Schulungen und Veranstaltungen, automatisiert wiederkehrende Aufgaben und sorgt dafür, dass jede Sitzung reibungslos abläuft – von Anfang bis Ende.
Das sollten Sie wissen:
Der Kursplaner ist Bestandteil der Advanced Scheduler App.
Die App ist auf Anfrage verfügbar – wenden Sie sich dazu an unser Support-Team oder Ihren Account Manager.
Um den Kursplaner zu nutzen, benötigen Sie ein WebApp-Konto, das mit einem Filialmanager verbunden ist.
Artikelstruktur:
1. Vorbereitungen vor der Nutzung
Bevor Sie den Kursplaner verwenden, sollten Sie Folgendes sicherstellen:
Sie sind als Admin oder Kontoinhaber eingeloggt.
Ihre Gruppenleistungen (z. B. „Yoga-Kurs“, „Coding Bootcamp“) wurden in der WebApp oder im Filialmanager erstellt.
Ihr Equipment (z. B. Laptops, Räume) und Ihr Personal wurden unter Verwaltung > Ressourcen hinzugefügt.
Sie haben überprüft:
Welche Kurse sollen angeboten werden?
Welche Ressourcen werden benötigt?
Wie viele Teilnehmer sind erforderlich?
Wird unterstützendes Personal benötigt?
ℹ️ Nach Abschluss der Ersteinrichtung können Sie alles im Tab Einstellungen feinjustieren.
2. Einrichtung der App
Kontaktieren Sie den Support oder Account Manager, um den Kursplaner für Ihr Konto zu aktivieren.
Öffnen Sie anschließend in der TIMIFY WebApp den Bereich Apps > Advanced Scheduler und wählen Sie dort den Kursplaner aus.
Mit dem ersten Aufruf startet automatisch das Onboarding.
Sobald das Onboarding abgeschlossen werden sollen, gehen Sie zu Einstellungen > Einstellungen verwalten, um bestehende Konfigurationen anzupassen.
Schritt 1: Gruppenleistungen einbinden
Sie entscheiden, welche Gruppendienste im Kursplaner angezeigt werden.
Option 1: Automatisch alle Gruppenleistungen einbinden
Wählen Sie „Automatisch alle aktuellen und zukünftigen Gruppenleistungen einbinden“.
Daraufhin werden alle Leistungen in Ihrem Kalender erscheinen.
Option 2: Manuelle Auswahl
Wählen Sie „Gruppenleistungen manuell auswählen“.
Die App erstellt ein Attribut „Im Kursplaner veröffentlichen“.
Um eine Leistung einzubinden gehen Sie auf:
Verwaltung > Gruppenleistungen > Gruppenleistung bearbeiten > Kursplaner-EinstellungenSetzen Sie „Im Kursplaner veröffentlichen“ auf JA.
Schritt 2: Equipment-Zuweisung aktivieren
Aktivieren Sie diese Funktion, wenn Ihre Leistungen z. B. Laptops, Headsets o. ä. benötigen.
Schritt für Schritt::
Aktivieren Sie Equipment-Zuweisung.
Fügen Sie Equipment-Kategorien hinzu (z. B. „Laptops“, „Audio-Geräte“).
Die App erstellt:
Ein Ressourcen-Attribut (für die Zuweisung von Ressourcen)
Ein Gruppenleistungs-Attribut (zur Definition der Anzahl pro Teilnehmer)
Zuweisung an Ressourcen:
Gehen Sie zu Verwaltung > Ressourcen > Ressource bearbeiten.
Weisen Sie unter Zusätzliche Details die entsprechende Gerätekategorie zu.
Geräte zu Gruppen-Leistungen zuweisen:
Gehen Sie zu Verwaltung > Gruppenleistungen > Leistung bearbeiten > Kursplaner: Ressourcenkategorie
Legen Sie die Anzahl der pro Teilnehmer erforderlichen Ressourcen fest (z. B. „1 Laptop“).
Konfigurationsoptionen:
Abhängigkeitsreservierungsregel: Wählen Sie, wann ungenutzte Geräte freigegeben werden (z. B. 24 Stunden vorher).
Follow-Up-Zeitregel: Legen Sie fest, wie lange Geräte nach einer Sitzung gesperrt bleiben.
Schritt 3: Support-Mitarbeiter zuweisen
Verwenden Sie diese Option, wenn für Kurse Hilfskräfte oder technischer Support erforderlich sind. Diese Support-Ressourcen sind von der Teilnahme an Kursen ausgeschlossen.
Schritt für Schritt:
Unterstützung für die Zuweisung von Ressourcen aktivieren.
Supportkategorien hinzufügen (z. B. „Technischer Support“, „Werkstattassistent“).
Legen Sie einen Kalendertitel fest (z. B. „Technische Einrichtung”) – dieser erscheint, wenn die Ressource gebucht wird.
Supportanforderungen den Gruppenleistungen zuweisen:
Gehen Sie zu Verwaltung > Gruppenleistungen > Leistung bearbeiten > Support-Ressourcenzuweisung.
Legen Sie die Anzahl der erforderlichen Ressourcen aus jeder Unterstützungskategorie fest (bis zu 5 pro Kurstag).
ℹ️ Hinweis: Nachdem wir die Kategorien für Support-Ressourcen definiert haben, erstellen wir automatisch die Gruppenleistungen für Sie auf Grundlage dieser.
Dieses Beispiel verdeutlicht, wie Support-Ressourcenkategorien funktionieren. Stellen Sie sich vor, Sie haben eine Gruppenleistung namens „Architekturkurs“ und benötigen dafür 1 Support-Ressource aus der Gruppe „Support A“ (siehe Screenshot oben).
Wenn für diesen Kurs kein Support verfügbar ist, wird er im Kursplaner-Kalender rot angezeigt. Wenn Sie darauf klicken, wird eine Fehlermeldung angezeigt, dass der Support fehlt.
Bei der Auswahl des Kursplatzes können Sie anhand der Farbe des Rechtecks im Voraus sehen, ob für diesen Zeitraum eine Support-Ressource verfügbar ist – es ist gelb, wenn dies nicht der Fall ist, und grün, wenn dies der Fall ist.
ℹ️ Hinweis: Nachdem Sie den Kurs gebucht haben, für den eine Support-Ressource erforderlich ist (z. B. von 11:00 bis 12:00 Uhr), müssen Sie auch die Support-Ressource selbst für mindestens die Dauer des Kurses buchen, da Sie sonst die Fehlermeldung „Support fehlt“ erhalten.
Schritt 4: Regel für Mindestanwesenheit festlegen
Diese Einstellung stellt sicher, dass Kurse nur stattfinden, wenn genügend Teilnehmer angemeldet sind.
Schritt für Schritt:
Aktivieren Sie die Einstellung für die Mindestteilnahme.
Legen Sie die Mindestteilnehmerzahl fest (1–10).
Wählen Sie, wann Benachrichtigungen versendet werden sollen (1 bis 28 Tage vor Kursbeginn).
Empfänger auswählen (Admin, Eigentümer oder zusätzliche Kontakte).
Die App wird:
Kurse kennzeichnen, die den Schwellenwert nicht erreichen: „Anwesenheitsschwelle nicht erreicht”.
Jedem eine tägliche E-mail mit einer Liste der betroffenen Kurse und Links zusenden.
Pro Leistung anpassen:
Gehen Sie zu Gruppenleistungen > Leistung bearbeiten > Mindestteilnehmerzahl festlegen
Überschreiben Sie die Standardschwellenwerte und Benachrichtigungsregeln.
3. Wie man einen Standardkurs plant
Gehen Sie zu Apps > Kursplaner. Suchen Sie unter der Registerkarte „Geplante Kurse“ die gewünschte Gruppenleistung in der linken Spalte.
Klicken Sie auf die Schaltfläche „+“ neben dem Gruppenleistung, um „Kurs planen“ zu öffnen.
Passen Sie die folgenden Abschnitte bei Bedarf an:
Gruppenleistungeinstellungen: Ändern Sie die Sitzungsstruktur (z. B. Sitzungsdauer, Pausen).
Kurseinstellungen anpassen: Hier können Sie Teilnehmer, Support-Einstellungen und Geräteeinstellungen ändern, den Preis überschreiben, Online-Buchungen über das Buchungs-Widget aktivieren und Online-Zahlungen aktivieren.
Platzierungseinstellungen: Wählen Sie zwischen „strikt“ (vordefinierte) oder „adaptiv“ (flexible Platzierungen).
Kursbuchungstyp: Wählen Sie „Standardkursbuchung”.
Klicken Sie auf „Kursplanung starten”, um den Planungsmodus aufzurufen.
4. So fügen Sie einen Kurs hinzu und passen ihn an
Sobald Sie sich im Planungsmodus befinden:
Grüne Felder im Kalender zeigen verfügbare Zeiten an, die den Einstellungen und Abhängigkeiten des Kurses entsprechen.
Bewegen Sie den Mauszeiger über die Steckplätze, um eine simulierte Vorschau anzuzeigen.
Klicken Sie auf einen grünen/gelben Slot, um die Seitenleiste „Kurs hinzufügen“ zu öffnen.
Sie können jetzt:
Preise und Online-Optionen festlegen:
Legen Sie einen individuellen Preis fest oder kennzeichnen Sie den Kurs als kostenlos.
Online-Buchung und Online-Zahlung aktivieren/deaktivieren (sofern in Ihrem Konto aktiviert).
Wählen Sie die Zeitfenster aus, die Sie nutzen möchten.
Buchungs-Tags anwenden
ℹ️ Das System überprüft die verfügbaren Abhängigkeiten. Wenn die Anforderungen nicht erfüllt werden können (z. B. zu wenige Laptops), wird eine Fehlermeldung angezeigt.
Sobald die Einstellungen bestätigt sind:
Klicken Sie auf „Veranstaltung speichern“, um den Kurs zum Kalender hinzuzufügen.
Die Kurzinfo über der Gruppenleistung zeigt den Fortschritt an (z. B. 2/5 Kurse erstellt).
Wählen Sie weiterhin Kursplätze aus und speichern Sie diese, bis alle geplanten Sitzungen platziert sind.
ℹ️ Um die Planung vorzeitig zu beenden, klicken Sie auf das X unterhalb der QuickInfo. Gespeicherte Kurse bleiben erhalten, nicht gespeicherte werden verworfen.
5. So zeigen Sie Kursdetails an und verwalten diese
Klicken Sie auf einen beliebigen Kurs im Kalender, um die Kursdetails anzuzeigen:
Registerkarte „Details“
Siehe Gruppenleistungsame, zugewiesene Ressource, Teilnehmer, Preis, Buchungs-/Zahlungsstatus.
Sehen Sie eine Zeitleiste der Sitzungen.
Fügen Sie Buchungs-Tags hinzu, oder bearbeiten Sie diese.
Verwenden Sie „Kurs bearbeiten“ oder „Löschen“, um Änderungen vorzunehmen oder den Kurs zu entfernen.
ℹ️ Hinweis: Wenn Sie einen Kurs mit beispielsweise maximal vier Teilnehmern haben und für diesen Kurs 1 Gerät pro Teilnehmer benötigen, dann bucht der Kursplaner automatisch vier Geräte.
Anschließend können Sie auf der Registerkarte „Kursdetails“ im Kursplaner sehen, welche Ausrüstung reserviert ist – sie wird durchgestrichen angezeigt.
Teilnehmer-Registerkarte
Alle angemeldeten Teilnehmer und den Status der Buchungen anzeigen.
Fügen Sie Teilnehmer manuell über "Teilnehmer hinzufügen" hinzu.
Bearbeiten Sie Teilnehmerdaten oder Antworten auf benutzerdefinierte Felder.
6. So planen Sie eine private Kurseinladung
Private Kurse werden nicht im Buchungs-Widget angezeigt und können nur über eine eindeutige URL gebucht werden.
Die Erstellung dieser funktioniert wie folgt:
Klicken Sie auf das + neben einem Gruppendienst..
Wählen Sie unter „Kurstyp“ die Option „Privater Kurs mit Einladung“ aus.
Wählen Sie:
Wie viele Kursoptionen sollen angeboten werden (z. B. 2 oder 3).
Reservierungsablaufzeit (in Tagen).
Klicken Sie auf „Kursplanung starten“ und wählen Sie die verfügbaren Termine im Kalender aus.
Konfigurieren Sie für jede Option die Sitzungszeiten und den Ressourcenbedarf wie bei einem Standardkurs.
Nach dem Speichern:
Ein Buchungslink wird generiert.
Alle geplanten Optionen und Ablaufdaten anzeigen.
Teilen Sie den Link mit dem Kunden.
Sobald ein Kunde bucht:
Die gebuchte Veranstaltung wird farbig mit einem Schloss-Symbol angezeigt.
Ungebrauchte Optionen werden automatisch entfernt.
7. Wichtige Tipps
ℹ️ Nutzen Sie die flexible Platzierung für Services, bei denen Termine flexibel rund um Feiertage oder gesperrte Zeiten geplant werden müssen.
ℹ️ Mit Privatkursen können Sie einen Buchungslink mit mehreren Zeitfenstern versenden, aus denen ausgewählte Kund:innen frei wählen können.
ℹ️ Die App blockiert automatisch Support-Mitarbeitende und Geräte im Kalender und verhindert so zuverlässig Doppelbuchungen.
ℹ️ Rote Markierungen im Kalender weisen auf Konflikte hin, z. B. fehlendes Personal oder nicht verfügbare Ressourcen. Klicken Sie auf das Ereignis, um weitere Details einzusehen.
ℹ️ Filtern Sie den Kalender gezielt nach Gruppenservices, Ressourcen oder Supportkategorien, um Ihre Planung effizienter zu gestalten.
8. FAQ
F. Was passiert, wenn ein Kurs die Anwesenheitsanforderungen nicht erfüllt?
Der Kurs wird mit „Anwesenheitsschwelle nicht erreicht“ gekennzeichnet und im Kalender markiert angezeigt. Sie und die ausgewählten Empfänger erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Sie können den Kurs dennoch manuell durchführen oder stornieren.
F. Wie verschiebe ich einen Kurs auf einen anderen Termin?
Sie müssen den ursprünglichen Kurs stornieren und einen neuen Kurs zum gewünschten Termin planen. Drag-and-Drop-Bearbeitung wird derzeit im Kursplaner nicht unterstützt.
F. Kann ich eine Support- oder Ausrüstungskategorie später deaktivieren?
Ja. Sie können Kategorien im Abschnitt „Einstellungen“ des Kursplaners deaktivieren. Dadurch werden sie aus den Dropdown-Menüs in der WebApp entfernt, aber die vorhandenen Daten bleiben erhalten. Das Löschen von Kategorien ist nicht möglich, um Probleme mit geplanten oder historischen Daten zu vermeiden.
F. Kann ich Teilnehmer manuell zu einem Kurs hinzufügen?
Ja. Gehen Sie zum Kalender, klicken Sie auf den Kurs und öffnen Sie dann die Registerkarte „Teilnehmer”. Klicken Sie auf „Hinzufügen” und suchen Sie nach Name oder E-Mail-Adresse. Bei Bedarf können Sie auch beliebige benutzerdefinierte Buchungsdaten eingeben.
F. Kann ich einen geplanten Kurs bearbeiten?
Ja. Klicken Sie auf den Kurs und wählen Sie den Bearbeitungsmodus. Sie können die Anzahl der Teilnehmer, den Bedarf an Hilfsmitteln und die Sitzungstermine aktualisieren. Hinweis: Die Zuweisung der Ausrüstung kann nicht geändert werden – diese wird vom System gesteuert, um die Genauigkeit der Planung zu gewährleisten.
F. Warum sind einige Zeitfenster im Kalender nicht verfügbar, wenn ich versuche, einen Kurs zu planen?
TIMIFY zeigt nur Zeitfenster an, die alle Anforderungen erfüllen: verfügbare Ressourcen, Ausrüstung, Support-Mitarbeiter und Platzierungsregeln. Wenn Zeitfenster fehlen, überprüfen Sie Folgendes:
Das Geräte und Personal nicht schon gebucht oder blockiert sind.
Die Nachbearbeitungszeit überschneidet sich nicht mit anderen Veranstaltungen.
Schichtplaner-Blockaden (z. B. Feiertage) sind kein Problem.
F. Was ist der Unterschied zwischen strikter und flexibler Platzierung?
Bei der strikten Platzierung wird der in Ihrem Gruppenservice festgelegte genaue Zeitplan eingehalten (z. B. 3 Sitzungen, jeden Montag um 10 Uhr). Bei der flexiblen Platzierung passt TIMIFY den Kurs an die nächsten verfügbaren passenden Zeitfenster an – hilfreich, wenn es zu Terminkonflikten kommt.
F. Kann ich einen Kurs nach dem Speichern neu planen?
Ja. Öffnen Sie den Kurs im Kalender, wählen Sie den Bearbeitungsmodus und passen Sie die Daten oder Zeiten an. Sie können auch die Teilnehmer oder den Preis aktualisieren. Wenn sich die Verfügbarkeit der Ausrüstung ändert, kann die App Änderungen verhindern, die zu Konflikten führen.
F. Was muss ich tun, wenn ich einen Kurs über den Kursplaner nicht mehr anbieten möchte?
Gehen Sie zu „Verwaltung > Gruppenleistungen“, öffnen Sie den Dienst und setzen Sie „Im Kursplaner veröffentlichen“ auf NEIN. Der Dienst wird dann nicht mehr im Kalender des Kursplaners angezeigt, aber die historischen Daten bleiben erhalten.
F. Was bedeutet das Schloss-Symbol im Kalender?
Das Schloss-Symbol kennzeichnet einen privaten Kurs. Diese sind im öffentlichen Buchungs-Widget nicht sichtbar und können nur über einen eindeutigen Link aufgerufen werden.
F. Kann ich private Kurse mit mehreren Terminoptionen erstellen?
Ja. Wählen Sie beim Erstellen eines Kurses „Privater Kurs mit Einladung“ aus. Sie können mehrere Zeitfenster auswählen. Kunden erhalten einen privaten Link, über den sie ihre bevorzugte Option auswählen können. Sobald sie gebucht haben, werden die anderen Zeitfenster automatisch entfernt.
F. Kann ich einen Privatkurs umbuchen?
Ja, aber nach der Erstellung kann nur die Startzeit einer Kursoption geändert werden. Andere Einstellungen wie Form oder Teilnehmerzahl müssen bei der ersten Planung festgelegt werden.
F. Was passiert, wenn eine private Kurseinladung nicht gebucht wird?
Nicht genutzte Optionen verfallen nach Ablauf der festgelegten Frist und werden aus dem Kalender entfernt. Die Ressourcen werden automatisch freigegeben.
F. Wie kann ich erkennen, bei welchen Kursen es zu Problemen oder Konflikten kommt?
Nutzen Sie die Funktion „Veranstaltungshindernisse prüfen” im Kalenderfilterfeld. Sie hebt alle Kurse hervor, bei denen Probleme mit Ressourcen oder Support bestehen – erkennbar an einem roten Ausrufezeichen-Symbol.
F. Was passiert, wenn ein Support-Mitarbeiter nach der Planung nicht mehr verfügbar ist?
Wenn eine Unterstützungsressource (z. B. ein Assistent) aufgrund von Krankheit oder anderen Hindernissen nicht verfügbar ist, wird der Kurs als beeinträchtigt markiert. Sie können im Kalender darauf klicken, um eine andere Person aus derselben Unterstützungskategorie auszuwählen.