Leitfaden zu Smart-Links: Private Buchungslinks mit vorreservierten Terminen erstellen
Diese Lösung ist branchenübergreifend einsetzbar und ideal, wenn bestimmte Zeitfenster ausschließlich einem bestimmten Kunden oder einer definierten Kundengruppe angeboten werden sollen. Die betreffenden Zeitfenster sind für reguläre Nutzer Ihres Buchungs-Widgets nicht sichtbar und können nur über einen einzigartigen, privaten Link gebucht werden.
Smart-Links wurden für Dienstleister entwickelt, die Beratungstermine auf drei Arten anbieten:
An einem eigenen Standort
Online (via MS Teams, Google Meet, or Zoom)
Vor-Ort (im Unternehmen des Kunden oder bei dem Kunden zu Hause)
Gerade bei Vor-Ort-Terminen besteht für Dienstleister häufig die Notwendigkeit, feste Termine anzubieten, die ausschließlich von ausgewählten Personen gebucht werden können. Smart-Links machen genau das möglich.
Mit Smart-Links wird die Terminplanung und -verwaltung dieser exklusiven Vor-Ort-Termine für Sie und Ihre Kunden deutlich schneller, einfacher und komfortabler.
Das sollten Sie wissen:
Smart-Links ist Bestandteil der Advanced Scheduler App.
Die App ist auf Anfrage verfügbar – wenden Sie sich dazu an unser Support-Team oder Ihren Account Manager.
Um Smart-Links zu nutzen, benötigen Sie einen Web-App- Konto, das mit einem Filialmanager verbunden ist.
Smart-Links ist im TIMIFY Enterprise-Plan verfügbar.
Zusätzlich benötigen Sie die Funktionen: E-Mail-Anpassungen und Globale Attribute (optional, falls Sie Ressourcen bestimmten Kunden zuweisen und diese beim Erstellen der Links filtern möchten). Diese Einstellungen können von unserem Support-Team oder Ihrem Account Manager für Sie eingerichtet werden.
Article Structure:
1. So erstellen Sie einen Smart-Link
Folgen Sie diesen Schritten, um einen Smart-Link zu erstellen:
Gehen Sie zu Apps > Advanced Scheduler. Falls Sie die App als Vollbild-App angeheftet haben, klicken Sie einfach auf das App-Symbol am unteren Rand des TIMIFY Kalenders und öffnen Sie dort die Smart-Links-Lösung.
Klicken Sie auf “Kategorien erstellen” (falls noch keine Kategorien vorhanden sind)
Klicken Sie auf „Neuen Link erstellen“
ℹ️ Hinweis: Sie können Ihre Smart-Links kategorisieren, indem Sie im Bereich „Aktive Links“ auf die Schaltfläche „Neue Kategorie erstellen“ klicken. Kategorien sind besonders hilfreich, wenn Sie Kunden mit mehreren Standorten haben – z. B. wenn Sie ein Versicherungsunternehmen sind und Ihre Mitarbeitenden einen Kunden betreuen, der Standorte in London sowie in Manchester, Birmingham und Glasgow hat.
Für jede erstellte Kategorie generiert die Lösung einen individuellen Link. Diesen Link können Sie mit Ihrem Kunden teilen – und falls dessen Mitarbeitende zwischen verschiedenen Standorten wechseln, können sie ganz einfach auswählen, an welchem Standort sie einen Termin mit Ihren Beratern buchen möchten.
Dort können Sie außerdem das Nutzererlebnis Ihrer Kunden auf der Landingpage individuell gestalten, indem Sie Elemente wie eine Überschrift und eine Beschreibung hinzufügen. Die Landingpage ist der Link, den Sie mit Ihren Kunden teilen – und über welchen eingeladene Personen die vorreservierten Zeitfenster buchen können, die Sie im jeweiligen Smart-Link definiert haben.
Wenn Sie Ihren Kunden zusätzlich zu den vorreservierten Zeitfenstern auch die Möglichkeit bieten möchten, reguläre Termine zu buchen, können Sie einen Standard-Buchungsbutton aktivieren. Dadurch wird auf der Landingpage das TIMIFY Buchungs-Widget angezeigt, über das Ihre Kunden freie Zeitfenster auf Basis Ihrer regulären Leistungs- und Ressourcenverfügbarkeiten auswählen können. Die Live-Vorschau unten zeigt Ihnen, wie die Seite für Ihren Kunden dargestellt wird.
1.1 Details & Einstellungen
Wenn Sie auf „Neuen Link erstellen“ klicken, öffnet sich ein Overlay, das mit der Seite „Details & Einstellungen“ beginnt. Hier geben Sie grundlegende Informationen ein – zum Beispiel den Namen des Smart-Links und die dazugehörige Kategorie.
Anschließend legen Sie fest, wie die reservierten Zeitfenster funktionieren sollen:
Option zur Einzelbuchung:
Verwenden Sie diese Einstellung, wenn Sie einem Kunden mehrere Zeitfenster anbieten möchten, aber nur eines davon buchbar sein soll. Sobald der Kunde einen Termin auswählt, werden alle übrigen Zeitfenster automatisch freigegeben und stehen für die reguläre Buchung zur Verfügung.
Option für Mehrfachbuchungen:
Verwenden Sie diese Option, wenn mehrere Personen innerhalb des reservierten Zeitraums Termine buchen dürfen. Die Zeitfenster bleiben so lange verfügbar, bis alle Slots vollständig belegt sind.
Mit der Option für Mehrfachbuchungen können Sie außerdem eine Mindestanzahl an Buchungen festlegen. Wird diese Anzahl innerhalb eines definierten Zeitraums (Vorlaufzeit) nicht erreicht, werden sämtliche reservierten Zeitfenster freigegeben und im regulären Buchungs-Widget als verfügbar angezeigt.
Abschließend haben Sie die Möglichkeit, dem Smart-Link Notizen hinzuzufügen – beispielsweise um zusätzliche Hinweise oder Informationen zur Buchung bereitzustellen. Das ist besonders hilfreich, wenn Sie angeben möchten, wo genau der Termin stattfinden wird.
1.2. Leistungen und Ressourcen auswählen
In diesem Schritt wählen Sie die Leistungen und Ressourcen für den Smart Link aus.
Beginnen Sie damit, die Leistung(en) auszuwählen, die Kunden buchen sollen. Sie können eine oder mehrere auswählen.
Wenn Sie nur eine Leistung auswählen, wird diese für Ihre Kunden vorausgewählt, und dieser Schritt wird im Buchungsprozess übersprungen.
Nachdem Sie die Leistungen ausgewählt haben, legen Sie fest, welche Mitarbeiter oder Ressourcen Kunden für Termine buchen können. Für jede Leistung können Sie eine oder mehrere der bereits zugewiesenen Ressourcen auswählen. TIMIFY reserviert dann Zeit in den Kalendern dieser Ressourcen und macht sie über den privaten Smart Link buchbar.
Wenn Sie viele Ressourcen haben und diese nach bestimmten Attributen filtern möchten – z. B. Kundenzuweisung, Sprache oder Region – können Sie den Attributfilter verwenden.
ℹ️ Hinweis: Um diese Funktion nutzen zu können, müssen die TIMIFY Attribute in Ihrem Konto aktiviert sein. Wenn Sie sich nicht sicher sind, ob sie aktiviert sind, wenden Sie sich bitte an Ihren Account Manager oder unser Customer Support Team und lassen Sie sie aktivieren und konfigurieren.
1.3. Daten und Verfügbarkeiten festlegen
Wählen Sie nun den Zeitraum aus, in dem die gewählten Ressourcen über den Smart Link buchbar sein sollen.
Für jede Ressource definieren Sie konkrete Zeitfenster innerhalb dieses Zeitraums. Klicken Sie dafür auf die Schaltfläche Slots neben der Ressource. Es öffnet sich ein zusätzliches Fenster, in dem Sie:
Verfügbare Zeiten für jeden Tag hinzufügen
Sehen können, ob die Ressource bereits gebucht oder vollständig ausgelastet ist
Wenn alles konfiguriert ist, klicken Sie auf Smart Link erstellen. Das Overlay schließt sich, und der neue Link erscheint unter dem Tab Aktive Links in der von Ihnen gewählten Kategorie.
Wichtige Tipps
Verwenden Sie den Filter neben der Suchleiste, um Ihre Links schnell nach Kategorie oder Ressource zu finden.
Sie können diese Filter im Tab Einstellungen anpassen. Dort können Sie auch Ressourcenfilter einrichten, um bei der Erstellung eines Smart Links leichter die passenden Ressourcen auszuwählen.
Wenn ein Smart Link abgelaufen ist, können Sie ihn reaktivieren, indem Sie die Daten und Zeitfenster aktualisieren und anschließend auf Speichern klicken.
FAQ
Q. Kann ich einen Smart-Link nachträglich bearbeiten?
Ja, nach der Erstellung können Sie auf die drei Punkte neben dem Linknamen klicken und dann auf „Bearbeiten“.
Q. Können Kunden mit demselben Smart-Link mehrere Termine buchen?
Ja, wenn Sie den Link so konfigurieren, dass mehrere Buchungen pro Slot möglich sind, bleibt der Zeitraum verfügbar, bis alle Plätze belegt sind.
Q. Kann ich die Landingpage anpassen, die die Kunden sehen?
Sie können eine Überschrift, eine Beschreibung und einen Standard-Buchungsbutton hinzufügen, um Ihre Kunden durch den Buchungsprozess zu führen.
Q. Benötige ich spezielle Einstellungen, um Smart-Links zu verwenden?
Ja, für Smart-Links müssen die Funktionen „E-Mail-Anpassungen“ und „Globale Attribute“ aktiviert sein. Zudem muss Ihre WebApp mit dem Branch Manager verbunden sein.
Q. Kann ich die Verfügbarkeit auf bestimmte Daten und Uhrzeiten beschränken?
Ja, beim Einrichten des Links wählen Sie konkrete Zeiträume aus und definieren individuelle Zeitfenster pro Ressource.
Q. Verfallen Smart-Links?
Ja, Smart-Links verfallen. Danach werden sie in den Bereich „Abgelaufene Links“ verschoben, wo Sie sie bei Bedarf bearbeiten und reaktivieren können.
Q. Können Smart-Links für Gruppenbuchungen genutzt werden?
Nein, Gruppenleistungen sind in Verbindung mit Smart-Links nicht verfügbar.
Q. Gibt es eine Begrenzung, wie viele Smart-Links ich erstellen kann?
Es gibt keine feste Obergrenze, allerdings empfehlen wir, eine klare Strukturierung vorzunehmen, um die Übersichtlichkeit zu gewährleisten.