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TIPPS & RESSOURCEN

Ein Buchungsteam, alle Standorte: Terminmanagement in einem Standortnetzwerk zentralisieren

Kimon Gerhard in a suit with white shirt
By Kimon Gerhard
Aktualisiert: Veröffentlicht:

Zentralisieren Sie das Terminmanagement über alle Standorte hinweg mit dem TIMIFY Booking Centre. Eine zentrale Oberfläche zum Finden, Buchen und Verwalten von Terminen.

a call centre agent, the timify booking centre interface and several offices connected
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Kimon Gerhard in a suit with white shirt

Kimon Gerhard

Junior Business Development Manager bei TIMIFY

Content

    Ein Kunde ruft Ihre zentrale Servicenummer an, weil er einen Termin benötigt. Er weiß, welche Leistung er braucht, aber nicht unbedingt, welcher Standort sie anbietet, wer verfügbar ist oder wo der frühestmögliche passende Termin frei ist.

    Das sollte er auch nicht wissen müssen.

    Kundinnen und Kunden sollten Ihre Organisationsstruktur nicht verstehen müssen, um einen Termin zu erhalten.

    Für Unternehmen mit vielen Filialen, Kliniken, Stores oder Servicestandorten besteht die Herausforderung darin, diese Komplexität für Kundinnen und Kunden unsichtbar zu machen. Das TIMIFY Booking Centre bietet zentralen Buchungsteams eine geführte Oberfläche, über die Termine im gesamten Standortnetzwerk verwaltet werden können.

    Ein Kunde ruft eine zentrale Nummer an

    Die Customer Journey beginnt mit einer einfachen Anfrage.

    Ein Kunde benötigt möglicherweise eine Beratung, Untersuchung, Reparatur oder einen Servicetermin. Anstatt ihn selbst verschiedene Standorte kontaktieren zu lassen, kann ein zentrales Buchungsteam die Anfrage direkt bearbeiten.

    Der Mitarbeitende kann den Kunden identifizieren, Verfügbarkeiten prüfen und den Termin über eine zentrale Oberfläche verwalten, ohne zwischen den Kalendern einzelner Standorte wechseln zu müssen.

    Beginnen Sie mit den Bedürfnissen des Kunden, nicht mit dem Standort

    In vielen Unternehmen wird dieselbe Leistung an mehreren Standorten angeboten. Verfügbarkeiten, Mitarbeitende und Ressourcen können sich von Standort zu Standort unterscheiden.

    Das Booking Centre nutzt geführte Buchungsprozesse, um Mitarbeitende Schritt für Schritt durch den Buchungsvorgang zu führen und zuverlässig den passenden Standort, die richtige Leistung, den Buchungskanal und die geeignete Ressource auszuwählen.

    Bei bestehenden Kundinnen und Kunden können Standorte, an denen bereits Buchungen vorhanden sind, automatisch priorisiert werden. So finden Mitarbeitende schneller einen vertrauten oder relevanten Standort.

    Das Gespräch bleibt auf die Bedürfnisse des Kunden ausgerichtet:

    Was benötigen Sie und wann möchten Sie kommen?

    TIMIFY Booking Centre Benutzeroberfläche

    Die passende Verfügbarkeit über eine zentrale Oberfläche finden

    Sobald die gewünschte Leistung feststeht, kann der Mitarbeitende die Verfügbarkeiten an den relevanten Standorten durchsuchen, ohne sich in separate Standortkonten einloggen zu müssen.

    Das Booking Centre gibt autorisierten Teams Zugriff auf verfügbare Zeitfenster, während interne Standort- und Mitarbeiterkalender geschützt bleiben.

    Der Mitarbeitende kann passende Optionen vergleichen, den richtigen Standort auswählen und die Buchung direkt im selben Gespräch abschließen.

    Für den Kunden fühlt es sich wie ein einziges Unternehmen an. Für das Buchungsteam wird daraus ein durchgängiger, vernetzter Workflow.

    Ein Callcenter-Mitarbeitender, die TIMIFY Booking Centre Benutzeroberfläche und mehrere verbundene Standorte

    Direkt am passenden Standort buchen

    Sobald der passende Termin gefunden wurde, kann er direkt für den ausgewählten Standort gebucht werden.

    Der jeweilige Standort arbeitet weiterhin mit seinen eigenen Mitarbeitenden, Ressourcen und tatsächlichen Verfügbarkeiten, während das zentrale Team die Kundeninteraktion übernimmt.

    Neue Buchungen und Terminänderungen werden in Echtzeit mit dem ausgewählten Standort und den relevanten Kalenderressourcen synchronisiert.

    Zentrale Prozesse, lokale Verfügbarkeit

    Gerade für große Standortnetzwerke bietet dieses Modell einen besonderen Mehrwert.

    Das Unternehmen kann einheitliche Buchungsprozesse zentral definieren, während jeder Standort weiterhin mit seinen eigenen Kapazitäten und Ressourcen arbeitet. Das Booking Centre kann Ressourcen außerdem automatisch zuweisen, wenn keine bestimmte Kundenpräferenz besteht.

    So entsteht eine ausgewogene Balance zwischen:

    • Zentraler Konsistenz bei der Buchung von Terminen
    • Lokaler Flexibilität bei der Verwaltung der Verfügbarkeiten an den einzelnen Standorten

    Kundinnen und Kunden müssen diese Komplexität nicht wahrnehmen. Sie erhalten einfach einen passenden Termin.

    Änderungen zentral verwalten

    Die Customer Journey endet nicht mit der Erstellung einer Buchung.

    Wenn ein Kunde erneut anruft, um einen Termin zu verschieben oder zu stornieren, können autorisierte Mitarbeitende diese Änderungen über dieselbe zentrale Oberfläche vornehmen. Die Änderungen werden in Echtzeit in den relevanten Kalendern aktualisiert.

    Auch die Berechtigungen für Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen können separat verwaltet werden. So behalten Unternehmen die genaue Kontrolle darüber, welche Aktionen einzelne Teams oder Mitarbeitende durchführen dürfen, ohne ihnen direkten Zugriff auf interne Kalender zu gewähren.

    TIMIFY Booking Centre Benutzeroberfläche

    Ein einheitliches Kundenerlebnis im gesamten Standortnetzwerk

    Die gleiche Herausforderung stellt sich in vielen Branchen.

    Eine Organisation im Gesundheitswesen koordiniert möglicherweise Termine über verschiedene Kliniken oder Abteilungen hinweg. Ein Einzelhandelsunternehmen verwaltet Beratungstermine in einem Filialnetzwerk. Eine öffentliche Einrichtung vergibt Termine für Bürgerinnen und Bürger an unterschiedlichen Standorten. Ein Leistungsnetzwerk verbindet Kunden mit dem Standort, der über die passenden Fachkräfte oder Kapazitäten verfügt.

    Die Strukturen im Hintergrund können komplex sein. Das Kundenerlebnis sollte es nicht sein.

    Ein Buchungsteam. Alle Standorte. Ein vernetztes Buchungserlebnis.

    Häufige Fragen (FAQs)

    Was ist das TIMIFY Booking Centre?
    Das TIMIFY Booking Centre ist eine zentrale Buchungsumgebung, über die autorisierte Teams Termine für mehrere Standorte vereinbaren können, ohne direkten Zugriff auf die einzelnen Filialkalender zu benötigen.
    Wie hilft das TIMIFY Booking Centre dabei, den passenden Standort für Kundinnen und Kunden zu finden?
    Das TIMIFY Booking Centre nutzt geführte Buchungsprozesse, um Mitarbeitende bei der Auswahl des passenden Standorts, der richtigen Dienstleistung, des Buchungskanals und der benötigten Ressource zu unterstützen. Bei bestehenden Kundinnen und Kunden können außerdem Standorte priorisiert werden, an denen bereits frühere oder bestehende Buchungen vorhanden sind.
    Für wen ist das TIMIFY Booking Centre geeignet?
    Das TIMIFY Booking Centre ist für Unternehmen mit mehreren Standorten und Enterprise-Organisationen konzipiert, die Termine über Filialen, Stores, Kliniken, Büros oder Servicestandorte hinweg koordinieren. Besonders geeignet ist es für zentrale Buchungsteams, Callcenter und Kundenservice-Teams, die Termine über ein gesamtes Standortnetzwerk hinweg verwalten müssen.
    Wie unterstützt das TIMIFY Booking Centre die Terminplanung über mehrere Standorte hinweg?
    Mit dem TIMIFY Booking Centre können zentrale Teams Terminverfügbarkeiten standortübergreifend durchsuchen, ohne zwischen verschiedenen Filialkalendern wechseln zu müssen. Mitarbeitende können passende Zeitfenster vergleichen, den richtigen Standort auswählen und die Buchung innerhalb eines durchgängigen Workflows abschließen.
    Erhalten Mitarbeitende mit dem TIMIFY Booking Centre Zugriff auf interne Standortkalender?
    Nein. Buchungsteams erhalten Zugriff auf die für die Terminverwaltung benötigten Verfügbarkeiten, ohne direkten Zugriff auf interne Standort- oder Mitarbeiterkalender zu erhalten. Darüber hinaus können Unternehmen Berechtigungen für Buchungen, Umbuchungen und Stornierungen separat steuern.
    Kann ein zentrales Buchungsteam Termine für verschiedene Standorte verwalten?
    Ja. Autorisierte zentrale Buchungsteams können Termine für unterschiedliche Standorte erstellen, verschieben oder stornieren, während jeder Standort weiterhin seine eigenen Mitarbeitenden, Ressourcen und Verfügbarkeiten verwaltet. So lässt sich der Buchungsprozess zentralisieren, ohne die operative Kontrolle der einzelnen Standorte einzuschränken.
    Kimon Gerhard in a suit with white shirt

    About the author

    Kimon Gerhard

    Kimon studiert derzeit Betriebswirtschaft und Volkswirtschaft an der WU Wien und ist seit über einem Jahr als Werkstudent Teil des TIMIFY-Teams.
    Sein Schwerpunkt liegt vor allem auf den Bereichen Vertrieb, Partnerschaften (Business Development) und seit Kurzem auch im Marketing. In seiner Rolle führt er Marktanalysen durch, nimmt Kontakt zu potenziellen Partnern oder Vertriebskontakten auf und unterstützt Marketinginitiativen, die TIMIFY als führende SaaS-Lösung für Terminplanung und Ressourcenmanagement weiter stärken.