Baby Walz: Digitale Lieferantenbuchung mit TIMIFY

Das Unternehmen

Baby Walz zählt zu den bekanntesten Anbietern im Bereich Baby- und Kleinkindausstattung im deutschsprachigen Raum. Mit Stores in Deutschland, Österreich und der Schweiz verbindet das Unternehmen stationären Handel mit einem breiten Marken- und Produktsortiment rund um Schwangerschaft, Baby und Familie.

Ein zentraler Bestandteil des stationären Geschäfts ist die Präsentation von Produkten direkt am Point of Sale. Gerade bei einer Vielzahl namhafter Lieferanten und Marken ist es entscheidend, dass Schaufensterflächen, Displays und Aktionsplätze in den Filialen klar geplant, transparent vergeben und effizient verwaltet werden.

Genau hier setzt die Zusammenarbeit mit TIMIFY an: Baby Walz nutzt die Plattform, um die Buchung dieser Flächen für Lieferanten strukturiert, nachvollziehbar und deutlich einfacher zu organisieren.

Herausforderungen

Vor der Einführung von TIMIFY war die standortübergreifende Vergabe und zeitliche Planung von Schaufenster-, Display- und weiteren POS-Flächen mit erheblichem manuellem Aufwand verbunden. Bei über 100 Lieferanten und mehr als 22 Stores in Deutschland, Österreich und der Schweiz wurde es zunehmend aufwendig, den Überblick darüber zu behalten, wer wann welche Fläche in welchem Store nutzen wollte.

Zu den zentralen Herausforderungen zählten:

Hoher manueller Abstimmungsaufwand zwischen Baby Walz und den Lieferanten
Begrenzte Transparenz über verfügbare und bereits belegte Flächen
Aufwendige Bearbeitung einzelner Buchungsanfragen per E-Mail oder Telefon
Erhöhter Koordinationsbedarf über verschiedene Standorte und Länder hinweg
Fehlende einfache Self-Service-Möglichkeit für Lieferanten
Schwierige Übersicht darüber, welcher Lieferant in welchem Store bereits wann gebucht hatte

Für Baby Walz war klar: Der bestehende Prozess musste effizienter, transparenter und skalierbarer werden, sowohl für das interne Team als auch für die Lieferanten.

Die Lösung

Um die Lieferantenbuchung zu vereinfachen, implementierte Baby Walz TIMIFY als zentrale Plattform für die Reservierung von Schaufensterflächen, Displays und weiteren POS-Platzierungen. Ziel war es, den bisherigen manuellen Prozess durch einen strukturierten digitalen Ablauf zu ersetzen, der allen Beteiligten eine klare Übersicht bietet und Buchungen deutlich leichter macht.

Die Lösung umfasst unter anderem:

Einen eigenen, geschützten Login-Bereich für Lieferanten
Eine einfache Standortauswahl über eine individuell aufgebaute Store-Locator-Landingpage
Monatsübersichten pro Store, in denen verfügbare und belegte Zeiträume klar sichtbar sind
Eine transparente Darstellung bereits gebuchter Flächen und eigener Reservierungen
Eine unkomplizierte Buchung mit wenigen Klicks
Eine zeitliche Begrenzung, sodass Lieferanten maximal drei Monate im Voraus selbst buchen können
Zusatzinformationen zu Preisbeschilderung, Positionen, Schaufenstern und Flächengrößen direkt im Buchungsprozess

Der Ablauf für Lieferanten ist bewusst einfach gehalten: Sie loggen sich ein, wählen einen Standort aus, sehen in einer Monatsübersicht die verfügbaren Zeiträume und buchen mit wenigen Klicks die gewünschte Fläche. Gleichzeitig erkennt Baby Walz zentral, welcher Lieferant in welchem Store wann gebucht hat.

Damit wurde aus einem komplexen, manuellen Abstimmungsprozess ein transparenter und nutzerfreundlicher Buchungsablauf.

Ergebnisse

Schon nach wenigen Wochen zeigt sich, welchen operativen Mehrwert der neue Prozess bietet.

Mit TIMIFY profitiert Baby Walz insbesondere von:

Deutlich geringerem manuellem Aufwand bei der Verwaltung von Lieferantenanfragen
Klarer Übersicht über Buchungen, Verfügbarkeiten und Standorte
Mehr Transparenz für Lieferanten, die selbst sehen können, was verfügbar oder bereits gebucht ist
Einheitlicher Koordination über mehr als 22 Stores in Deutschland, Österreich und der Schweiz
Einfachem Self-Service für über 100 Lieferanten
Weniger komplexer Abstimmung im Tagesgeschäft
Einer insgesamt strukturierteren und besser nachvollziehbaren Flächenplanung

Während Baby Walz weiterhin einzelne Restschritte manuell steuert, etwa die finale Freigabe für den Aufbau vor Ort oder die Rechnungsstellung, wurde der größte Teil des zuvor aufwendigen Buchungsprozesses bereits erfolgreich digitalisiert.

Für das Team bedeutet das vor allem eines: weniger operative Reibung und mehr Übersicht. Für Lieferanten wiederum schafft die Lösung einen klaren, verständlichen und schnellen Weg zur Buchung.

Lachender Babybwalz Mitarbeiter im Geschäft

Warum TIMIFY gut zu diesem Use Case passt

Der Use Case von Baby Walz zeigt, dass Termin- und Buchungssoftware nicht nur für klassische Kundentermine relevant ist. Auch interne oder B2B-nahe Prozesse lassen sich damit wirkungsvoll strukturieren, wenn Ressourcen, Zeitfenster und mehrere Standorte koordiniert werden müssen.

In diesem Fall dient TIMIFY nicht der Buchung von Beratungsterminen, sondern als digitale Steuerungsplattform für die Vergabe begrenzter Flächen und Präsentationsmöglichkeiten. Genau das macht den Einsatz besonders interessant: Ein Prozess, der zuvor stark manuell geprägt war, wird in eine nachvollziehbare, skalierbare und benutzerfreundliche Struktur überführt.

Fazit

Die Zusammenarbeit zwischen Baby Walz und TIMIFY zeigt, wie sich auch komplexe Abstimmungsprozesse im Retail mit einer digitalen Buchungslösung deutlich vereinfachen lassen.

Durch die Einführung eines zentralen, transparenten und leicht nutzbaren Buchungssystems für Lieferanten reduziert Baby Walz manuellen Aufwand, verbessert die Übersicht über alle Standorte hinweg und schafft eine bessere Nutzererfahrung für alle Beteiligten.

Mit TIMIFY wurde aus einem aufwendigen Verwaltungsprozess ein klar strukturierter Ablauf, der Transparenz schafft, interne Teams entlastet und Lieferanten eine einfache, moderne Möglichkeit zur Buchung von Schaufenster- und Displayflächen bietet.