Prioriser les catégories de ressources pour les services globaux individuels
Cette fonctionnalité permet de prioriser les catégories de ressources à attribuer à un service lorsque plusieurs types de personnel peuvent l’assurer. Elle garantit que certains profils (ex. stagiaires vs personnel senior) sont réservés en priorité selon vos préférences métier.
À retenir :
Cette fonctionnalité est disponible exclusivement dans le Branch Manager.
Elle s’applique uniquement aux succursales disposant du plan Enterprise.
La priorisation est globale et ne peut pas être remplacée par les succursales locales.
Structure de l’article :
Comment configurer la priorisation des catégories de ressources
Comment fonctionne la priorisation dans le widget de réservation
1. Comment configurer la priorisation des catégories de ressources
Étape 1 : Activer la fonctionnalité dans le Branch Manager
Accédez à Branch Manager > Gestion globale > Services.
Ouvrez ou créez un service global unique.
Assurez-vous qu'au moins deux catégories de ressources sont sélectionnées.
Accédez à l'onglet « Avancé ».
Faites défiler jusqu'à la section « Priorisation des catégories de ressources ».
Activez le bouton « Prioriser les catégories de ressources ».
ℹ️ Remarque : Ce bouton n’est disponible que lorsque vous avez ajouté au moins deux catégories de ressources.
Étape 2 : Ordre de priorité
TIMIFY prend en charge deux méthodes de hiérarchisation des catégories de ressources pour les services globaux :
Priorité par ordre
Les ressources sont réservées selon un ordre de priorité fixe (par exemple, les stagiaires avant les cadres).
Priorité par durée
Les ressources sont classées par ordre de priorité en fonction du temps dont elles ont besoin pour fournir le service. Cela peut se traduire par des durées de rendez-vous variables ou une disponibilité supplémentaire.
Si vous souhaitez hiérarchiser les catégories de ressources par ordre :
Une fois le bouton activé, les catégories de ressources s’affichent avec :
Un libellé de priorité (par exemple 01, 02…)
Des poignées de déplacement pour les réorganiser
Définissez l’ordre de priorité souhaité : la première catégorie de la liste sera utilisée par défaut, et les autres ne seront utilisées que s’il n’existe aucune disponibilité dans les catégories de priorité supérieure.
Si vous souhaitez classer les catégories de ressources par ordre de priorité en fonction de leur durée, il vous suffit d'indiquer le temps nécessaire à chaque catégorie pour fournir le service ; le système classera alors par ordre de priorité les catégories capables de fournir le service en moins de temps.
Étape 3 : Optionnel : Prioriser les catégories de ressources au sein des groupes de dépendances
Si vous utilisez des groupes de dépendances (par exemple, des types de salles), un bouton de priorisation distinct apparaît.
Vous pouvez choisir d’activer ou non la priorisation pour chaque groupe de dépendances.
2. Comment fonctionne la priorisation dans le widget de réservation
Cas 1 : Toutes les ressources prioritaires sont disponibles
Seuls les créneaux horaires de la catégorie ayant la priorité la plus élevée sont affichés.
Cas 2 : Certaines ressources prioritaires sont déjà réservées
Seules les ressources encore disponibles dans la catégorie de priorité la plus élevée sont affichées.
Cas 3 : La catégorie prioritaire est complètement réservée pour un créneau horaire
Le système affiche des créneaux horaires de la catégorie de priorité suivante, mais uniquement pour les créneaux où toutes les ressources de la catégorie de priorité supérieure sont entièrement réservées.
ℹ️ Remarque : Si la personne qui réserve sélectionne manuellement une ressource de priorité inférieure, la priorisation est annulée.
3. Conseils importants
Si la personne qui réserve ne choisit pas manuellement une ressource, TIMIFY en attribue une automatiquement en fonction de l’algorithme de remplissage configuré (par exemple, la ressource la moins occupée), tout en respectant l’ordre de priorité.
Les succursales locales ne peuvent pas modifier la priorisation des services globaux.
En alternative, un groupe de dépendances pour lequel la priorisation des catégories de ressources n’est pas activée peut être modifié localement, à condition que la fonctionnalité Partial Global Service Update soit activée.
4. FAQ
Q. Puis-je définir des priorités différentes pour différentes succursales?
Non, il s’agit d’un paramètre global qui ne peut pas être remplacé localement.
Q. Les succursales locales peuvent-elles modifier les catégories de ressources si la priorisation est activée?
Non, la priorisation des ressources rend la section concernée en lecture seule dans la Web App pour les administrateurs locaux.
Q. Que se passe-t-il si une catégorie de priorité inférieure a des disponibilités, mais que la catégorie supérieure a encore des créneaux non réservés?
Seules les ressources de la catégorie ayant la priorité la plus élevée sont prises en compte jusqu’à ce qu’elles soient entièrement réservées pour un créneau horaire donné.
Q. Cela fonctionne-t-il avec des groupes de dépendances comme des salles ou du matériel?
Oui. Vous pouvez définir la priorisation séparément pour chaque groupe à l’aide de son propre bouton.
Q. Que se passe-t-il si une succursale est rétrogradée ou dissociée d’un Branch Manager?
La fonctionnalité est désactivée et n’influence plus les réservations, même si elle était auparavant active.